아카이브 공간 요구 사항. 조직 아카이브의 기본 규칙

아카이브는 조직의 별도의 구조 단위의 형태가 될이나 사무실 생활의 중요한 부분이 될 수 있습니다. 이는 기존 문서의 양에 따라 달라집니다.

그것을 구성하는 방법

특정 조치의 세트는 어떤 사업이나 조직의 아카이브를 필요 만들기 :

1. 당신은 문서를 저장하기에 적합한 저장 공간을 선택하고 올바르게 장착해야합니다.
2. 케어는 표준을 충족 조건을 만들기 위해주의해야한다.
3. 구입 및 보관에 필요한 장비를 설치하는 -보기의 기술 포인트를 장착 할 필요가있다.
4. 저장소는 모든 필요한 서류의 보관의 구성을위한 절차를 구성 할 수밖에 없다.
5. 그것은 개발 및 기기의 규제 승인을 받아야합니다.

이러한 조치의 구현은 아카이브 문서의 안전에 필요한 상태를 유지를 보장합니다.

아키비스트는 누구인가

그리고 요구 사항은 무엇 아카이브 문서의 추가 스토리지의 조직에 종사 할 근로자되어 있습니까? 그들은 결합 위치와의 골, 예를 들어, 비서 또는 접수를 할 수 있는가?

기록 보관 - 그 작업 보관 활동을 구성하는 것입니다 전문. 그에게 위탁 문서의 안전을 위해, 그는 모든 책임을지지. 그의 작품은 국가 기록 보관소의 기관에 특정 명령 또는 (필요한 경우) 인턴을 거치지 않고 수 없습니다.

그것의 기능은 파트 타임으로 근무하는 다른 직원에게 전송할 수 있습니다. 일반적으로, 보관 인 책임은 문서 증착 양이 충분히 큰 경우의 각 작업자에게 할당된다. 대규모 조직에서는,이 목적을 위해 별도의 게시물을 인력. 그러나이 경우, 보통 작업 기록 보관에 위탁 작업의 유형을 지정하는 설명과 권리와 의무로 구성되어있다.

중요한 것은 - 절차

케이스는 특별히 개발 된 그래픽에 따라 아카이브 조직에 전달. 그의 그림은 문서를 전송하고 기록 보관 승인 할 부서, 각각의 머리에 동의해야합니다. 아카이브 작업 문서 이후에만 저장뿐만 아니라 가끔 사용, 자신의 문제의 규칙을 결정 (해당되는 경우) 조직뿐만 아니라 외부 이해 관계자에 응용 프로그램을 제출하지 않습니다.

문서의 납품 등록의 특정 책을 축하합니다. (이러한 검찰과 법원을 포함 할 수있다 다른 사람의 사이에서) 등록 절차에 대한 타사 절차의 임시 사용에 케이스의 전송에 대한 요구 사항, 주문, 행동이있다. 자신의 직원 한 달까지, 그리고 최대 3 개월 동안 발행 문서 - 자 구조의 대표.

조직 아카이브의 기본 규칙

관리의 승인을 특별 규정에 근거하여 아카이브,뿐만 아니라 구조 단위를 역할을합니다. 자신의 일에 그것의 직원들은 자신의 직무 기술서 준수합니다. 회사가 채택한 규정은 아카이브의 기본 규칙 (필요한 서류의 권리와 책임과 구성의 기능 측정의 상태)을 제시한다. 기본적인 작업에 의해 다음과 같습니다 :

1. 문서의 보관을 보완의 조성은 규정의 별도 섹션에 나열됩니다.
2. 재료의 기록을 유지하고 보안을 유지합니다.
3. 원조를 찾는 가능한 문서를 개발합니다.
4. 당신은 아카이브 물질에 저장 프로 시저를 사용할 수 있습니다.

조직에서 문서가있는 경우 그 다음 준비하고 구조 단위의 외부 문제 중 하나 인 저장 상태에서 영구 저장을 위해 그들을 제출, 러시아의 보관 기금과 관련이있을 수 있습니다.

그 기능

아카이브 기능을 체계적 작업에서 파생. 주요 것들은 다음과 같다 :

1. 자신이다 인수의 원인, 조직 또는 사업 단위의 목록을 유지합니다.
2. 질서 정연하게 그들의 안전을 위해 문서를보십시오.
3. 계정에 자료를 가지고 자신의 완전한 안전을 보장합니다.
4. 성형 및 보관 문서에 관련된 온라인 도움말 시스템을 유지.
5. 행동 정보 서비스 관리 및 조직의 모든 구조 단위.
6. 이 문제를 정리하고 고려하고 사용하는 과정을 분석, 개인 및 기타 조직의 요구에 따라 문서의 사용합니다.
7. 시민 사회 및 법적 성격을 요청 제표 및 공식 반응을 준비합니다.
8. (조직이 아카이브의 인수의 위의 소스 중 하나 일 때 경우) 문서의 값의 시험에 활동을 수행, 시립 또는 주 아카이브에 영구 저장에 볼 수있는 절차의 전송을 구성 할 수 있습니다.
9. 소스의 획득의 형성과 아카이브 파일의 정확성을 확인 - 자신의 구조 단위 및 기타 조직에서 모두.
10. 비즈니스 기업의 명칭을 유지하는 작업을 구성합니다.
11. 각 구조 세분의 문서와 실용적이고 방법론적인 지원을 제공합니다.
12. 아카이브 및 기록 관리의 개발에 참여합니다.
13. 문서 관리 관련 위치에 기록 보관 및 직원 교육을 목적으로 개최 된 행사에 참여합니다.

을 배치 할 경우

우리가 지금 아카이브 공간 요구 사항이 무엇인지 생각해 보자. 고려되어야 무엇을 가장 중요한 이유는, - 원시 할 수 있습니다 목재 건물의 오래된 문자 건물의 건물에서 허용되지 않은 경우,을 배치 할뿐만 아니라 메인 룸,하지만 다락 지하실에뿐만 아니라, 건물, 레인지 가열이있다.

전체적으로 동일한 구조가 종이 문서의 보관에 적합한 경우, 아카이브는 반드시 격리 된 공간을 의미했다.

가까운 미래에 조직이 자신의 아카이브를 구축 할 계획이다, 여기 당신은 준비 과정에서 고려해야 할 요구 사항의 목록을 숙지 할 수있는 기회를 가질 수있다. 신중하고 안전하게 필요한 모든 문서를 저장하는 - 그래서, 임무 아카이브 룸의 주요 요구 사항은 무엇입니까?

필요한 사항의 목록을 제공합니다

1. 아카이브.
2. 방은 문서의 수신, 임시 저장 및 적응을 위해 설계되었습니다.
3. 문서가 사용됩니다있는 방.
4. 직원 수술실 (또는 실).

공간이 충분하지 않을 때 ...

파일 실내 공간은 그 아래 납치의 가능성을 허용하지 않는 경우에는 여러 가지 객실 전용 단일 공간은 파티션으로 구분 된 영역으로 구분해야합니다. 엄격이 경우 준수해야하는 기본 요구 사항은 - 하나에서 문서를 다른 저장 위치를 분리하고 그들과 함께 작동합니다.

별실 혹은 특별히 구성되고 백업으로서 사용되는 문서 저장 건물로 구성된이 요구되고, 화재의 가능성 측면에서 리스크를 운반 물체로부터 제거한다. 언급 할 수있다 예를 들어 주차장, 차고 및 주유소입니다. 건물이나 소재지를 보관 가까이에서 대기 오염의 원인이 될 객체가 아니어야합니다.

이상적으로, 파일은 항상 필요한 모든 규칙 및 규정 지어진이 건물에 대해서만 지정, 별도의에 배치해야합니다. 그러나, 불행하게도, 현실은 그 조건을 지시하고, 대부분의 조직에서, 문서는 이미 기존의 시설에 저장이 목적을 위해 변환 및 적응.

권리 말하는 것을

아카이브의 시설 및 건물에 대한 규제 요구 사항에 익숙해. 그들은 다음과 같이이다 :

1. 스토리지의 미래를하도록되어 건물은 행정의 번호를 참조해야합니다. 엄격하게 적용되는 인화성 물질 및 공격의 범주에서 음식 서비스, 식품 창고, 상점을 거기에 보관뿐만 아니라 관련 화학 기술을 배치 금지되어 있습니다.
2. 제외 난방이 방에 배치 어디 위생 요구 사항을 준수하지. 위에서 언급 한 파손 아카이브 건물의 unacceptability에.
3. 이 아카이브 룸 화재 요구 사항을 준수하는 것이 특히 중요하다. 가능한 화재에 대한 안전 - 문서의 안전한 저장의 주요 조건 중 하나. 2009 년 1 월, 러시아 문화부는 3 호는 러시아 연방 정부와 지방 자치 아카이브의 화재 안전의 특별한 규칙에 규정 된 규제 요구 사항의 시리즈를 채택 주문을 발표했다. 필요한 문서 저장 규정의 장치가 반드시 준수해야합니다.
4. 건물의 디자인은 홍수의 불가능 성을 보장하는 것입니다. 방은 비상구가 필요합니다. 어떠한 경우에도 그것을 통해 주배관 (물 - 베어링 또는 가스)를 통과한다.

이 지하에 배치 파일을 할 수 있습니까?

그것은 지하실, 같은 다락 공간으로 높은 층 또는 변경에 아카이브 스토리지의 배치를 권장하지 않습니다.

비상 상황에서이 규칙에 예외가있을 수 있습니다. 할 수있는 기계 환기를 갖추고 건조하고 가열 지하가, 한 시간 또는 두 개의 트리플 통기성을 제공 할 때 허용됩니다. 로프트 또는 지붕 밑 아카이브은 적절한 온도 및 습도 조건 가능성이 제공된다.

소재지를위한 매우 중요한 요구 사항은 배선 장치에 대한 보관. 밀폐 소켓 폐쇄 할 의무가있다. 휴대용 전기 기기의 코드는 고무 절연이 제공된다. 실내 배치 또는 바닥에 설치되는 회로 차단기의 일반적인 저장해서는 안된다.

선택한 비 먼지 및 아카이브 저장소를 마무리 건축 자재 등 비 부식성 물질. 소화 시스템은 문서에 대한 안전 중립의 수단 장착되어 있어야합니다. 그것은 가게에서 불을 사용하는 것이 허용되지 않습니다, 히터 나 장소 이물질을 포함한다.

요약하면

아카이브 방으로 위의 모든 요구 사항을 준수 선택한 영역의 감소 후, 사용 적합성 또는 부적합에 대한 최종 결정을 내릴. 가능한 위생 및 역학 스테이션과 국가 화재 감독을 확인한 후 이러한 결정을 가져 가라. 단지 세부 심사의 과정을 거친 후 예약 된 곳 아카이브는 배치 할 수 있습니다.

그 목적은 - 주요 구조적 내구성을 검사 잠재적 인 부하 (장비 보관 및 저장된 문서의 무게)의 계산에 바닥 사이의 중복의 강도를 확인, 가용성 및 환기 및 난방 시스템의 현재 상태를 확인하기 위해, 적절한 수준의 화재 방을 명확히하고 확인합니다.

모든 관련 서비스의 조직 (미래 아카이브의 보통 명)의 대표 및 직원으로 참여 감사에서 - .. 건물, 화재, 보안 등 시험의 결과는 최종 행위의 준비에 반영됩니다.