기업의 워크 플로우. 관리 프로그램 문서 및 기록 유지

워크 플로 자동화는 거의 모든 현대 기업에 의해 의존 척도이다. 비록 작은 회사는 문자, 예산, 청구서, 계약 및 요구 사항을 포함한 모든 종류의 다양한 문서의 질량과 함께 노력하고 있습니다. 거의 모든 현대 조직의 완전성과 데이터의 보존, 검색 및 다양한 정보를 저장의 용이성의 비용으로 제공되는 워크 플로우로이 법안을 사용하고, 승인에 필요한 시간의 최적화를 제한하기 위해 노력하고있다 이러한 이유입니다.

왜합니까?

거의 모든 회사 직원은 올바른 정보를 찾기 위해 노력하고 많은 시간을 보내고, 통계는 설득력는 작업 시간의 절반을 소요했다. 그것은 또한 당신이 새롭게 대신 다시해야한다는 공교롭게도 "어딘가"존재하는 모든 문서를 다시 사용합니다. 그것은 표준이 조약의 원문은 컴퓨터의 변호사 인 상황이다, 저널은 회계 시스템에서 실행 계약의 실행에 수반되는 유가 증권에 엔트리, 지폐와 행위는 종이 형태로 금융 부문에 포함되고, 대응 조약의 행위에 관하여 작업은 전자 메일 상자 직원입니다. 이러한 정보 "분산"그것은 실제 워크 플로우 자동화가 이러한 상황에, 보안, 무결성과 일관성에 매우 유해하다.

전문 정보 시스템의 도입을 통해 문제의 주된 대부분을 해결했다. 예를 들어, 예산 시스템의 일부를 형성하며 문서의 서로 다른 버전의 저장 하였다 상호 예산 시스템을 만들 수있는 능력뿐만 아니라, 그 상태의 표시를 제공한다. 따라서 문제는 부분적으로 이러한 시스템의 사용에 의해 예산 문서를 해결된다.

그러나 사건의 압도적 인 다수의 현재 예산 프레임 워크뿐만 아니라 회계 및 ERP 시스템 생성 및 테이블 형태로 저장할 수있는 데이터의 종류, 즉 구조화 된 정보와 함께 작동 잊지 마세요. 나머지는 전자 메일, 텍스트 문서, 협상의 다양한 보고서 및 회의, 이미지 등을 포함하는 동안 대부분의 전문가에 따르면, 현대의 비즈니스 구조화 된 정보의 데이터의 총량은 20 %를 제공합니다 종종, 연구를 구조화되지 않은 정보를 수행하지 않고 단순히 구조화 이미 존재하는 보통의 평가 kontektsta을 만들 수 없습니다. 스토리지, 수집 및 데이터의 후속 처리 흐름 예로서 측정하고, 콘텐츠 관리 시스템 정보 회사의 사용에 의해 제공된다.

그것은 무엇입니까?

전자 문서 관리 시스템의 도움으로 제출 된 서류에 근거하여 조직의 직원 사이의 상호 작용의 조직을 제공합니다. 다시 1C 문서는 문서의 생성, 조직에 그 이동의 가능성을 제공하고,이를 이용하여 설명 문서 및 프로세스의 실행에 대한 제어를 유지한다. 따라서, 전자 문서는 그녀의 작품을 번역하는 것은 실제로 새로운 수준, 이점 회사 거대한를 제공합니다.

이 전자 시스템의 모든 하나의 문서가 고유하게 특징 세부 사항의 전체 집합에 의해 특징입니다 (보통 카드의 같은 세트로 함). 이 카드는 문서의 종류, 형성과 변화, 저자,뿐만 아니라 저장 공간과 더 많은 일을 포함하여 다양한 정보를 포함 할 수있다. 미래의 문서 관리 시스템에서 카드에 규정 된 사항에 따라 스토리지 및 필요한 문서의 검색을 제공합니다.

기회

전자 문서 관리는 많은 장점뿐만 아니라 조직에 제공하지만 또한 중요하다 많은 새로운 가능성을 연다.

중앙 제어

에 관계없이 이런 저런 기업의 문서 관리 시스템을 얼마나 큰의 그것에 순환 문서의 형태로 빠르게 변화 할 수 있습니다. 예를 들어, 다양한 책임 센터의 비용의에 대한 신청서는 단지 시스템에 이미 저장되어있는만큼 템플릿 그 주장에 일정 조정을 위해 변경 될 수 있습니다. 응용 프로그램을 작성하고 시스템을 통해 전송되기 때문에 그 후, 같은 응용 프로그램을 작성하여 직원, 문서 폐기 양식을 사용할 수 없습니다.

문서의 라이프 사이클을 지원

포기하고 모든 기업에서 처리됩니다 모든 문서는 반드시 설정 여러 단계를 통해 이동합니다. 이 기업 예산에 관해서 예를 들어, 확인한 다음 승인하고 지정된 시간에 실행 먼저 필요하다. 그 후, 다양한 실제 및 계획된 철저한 분석에 예산 피사체의 성능과는 아카이브에 보냈다. 1C 문서는 계정에 회사의 사업의 기업 환경의 기본적인 요구 사항뿐만 아니라 각종 법규 및 업계 표준을 복용, 문서의 라이프 사이클에 걸쳐 엄격한 제어를 제공한다.

팀워크

전자 문서 관리 시스템은 문서에 공동 작업 단 조직보다 훨씬 더 제공하고, 참석 한 다른 사무실 또는 다른 도시에있는 전문가가 될 것입니다.

이 시스템은 직접 외에도 변화, 그들은, 즉, 데이터 주석을 달 수 있습니다 그가 제공해야하는 기본 정보를에 영향을주지 않고, 그들에게 몇 가지 의견과 메모를 추가, 같은 문서의 버전 충분히 큰 수를 저장합니다.

비밀

이러한 시스템의 오히려 중요한 기능은 동일한 문서 1c에 암호화 한 다음 특별한 디지털 서명을 통해 가입 할 수 있다는 것입니다. 이 정보의 진위를 확인뿐만 아니라 고유의 저자로 확인뿐만 아니라, 필요에 따라 다양한 데이터를 저장하기위한 가장 효과적인 보안을 달성 할뿐만 아니라 가능하게한다.

라우팅

전자 문서 관리 시스템을 사용할 수없는 경우,이 경우 특정 증권의 창조에 참여하는 직원은 반드시 이러한 증권을 전송하는 것이 가장 좋습니다 사람 이해해야합니다. 기업의 전자 문서 관리는 자동으로 데이터를 맞는 사람을 전송합니다.

자체로 라우팅은 무료이며 엄격한입니다. 단단한 가장 정확한 레귤레이션을 제공하면서 무료, 적절한 절대적으로 어떤 수신자의 방향을 문서화 할 수있는 기회를 제공하지만, 검토를 위해 초안 문서를 전송해야하는 경우 특별한 경우 교통 법규의 시스템 설명서에 미리 설치의 동작은 (예를 들어, 약간의 일시 정지 할 수 있습니다 일부 외부 전문가).

액세스 제어

문서 관리의 측면에서 회사 직원의 서로 다른 능력을 구별하는 방법에 대한 몇 가지 옵션이 있습니다. 따라서, 고급 워크 플로는 데이터 파일을 편집하거나 심지어 유일한보기를 허용하거나 주석을 달 수있는 기능을 제한을 통해 한 사람이 모든 권한을 부여 할 수 있습니다. 이것은 크게 다른 데이터에 대한 작업을 단순화, 그것은 중요하다 - 그것은 훨씬 더 안전해진다.

통합

금융, 산업, 분석 등 - 특정 기업에 그려지는 최대 데이터 무결성을 보장하기 위해, 기업의 전자 문서 관리는 다른 사람과 설치된 시스템의 통합을 제공합니다 이러한 통합을 통해 종종 여러 사이의 연락의 한 종류로 충분하게 사용 현대적인 워크 플로우 시스템을 갖추고 소프트웨어 유형.

모든 시스템의 문서는 논리적 맥락이라는 정보, 관련이있다. 그것은 종이의 내용이나 전자 메일, 팩스, 지불 문서, 활동, 비디오 또는 오디오 녹음 기록 및 기타 정보도 많이 포함 할 수 있습니다. 문서의 내용은 환경 설정 및 관리의 필요에 따라 수동으로 또는 완전히 프로세스를 자동화 추가 할 수 있습니다.

예를 들어, 형성과 예산의 후속 변경하는 과정에서 워크 플로우의 자동화의 현대적인 시스템은 다른 컨텍스트 정보의 숫자를 사용할 수 있습니다 :

• 또한 외부 소스로부터 얻어진 것들뿐만 아니라 자신 만 포함하여 시장 조사의 모든 종류의;
• 대조 (바이어 또는 벤더)와 각종 계약;
• 특별 법률 및 참조 문서;
• 자체에 어떠한 제한이나 가정 반영 추가 문서 (예로서,을, 인플레이션, 환율 및 다른 데이터 레이트);
• 회의의 분 모든 버전을 논의하기 위해 열린 예산이며, 과정 (종종 문서는 예산 정보 파일에서 개별적으로 전자 메일을 통해 모든 직원들 사이에서 전송 및 저장)에있는 모든 노동자 주석의 종류 및 참가자의 관찰을 포함한다.

필요에 현대적인 워크 플로우 기술은 그 어떤 긴 검색하지 않고이 작업을 수행 할 수 있습니다로 언제든지 예산과 협력 사용자는, 위의 문서 중 하나를 볼 수 있습니다.

어떤 시스템은 우리와 함께 사용됩니까?

러시아어 회사에서 찾을 수있는 가장 인기있는 소프트웨어 솔루션 중 하나는이 Microsoft Exchange Server와 Microsoft Outlook을 유틸리티의 조합이라고 할 수 있습니다. 은 Exchange 서버가 자주 본격적인 전자 메일 서버로 사용하는 데 걸리는 반면 첫 번째 응용 프로그램은, 원칙적으로, 거의 모든 컴퓨터에 설정합니다. 이미 몇 시간 전에 열린 전자 문서의 도입이었다 기업들이 이러한 프로그램은 심지어이 소프트웨어는 거의 모든 조직을위한 매우 기능적인 자동화 워크 플로우로 사용할 수있는 중앙 집중식 설정 한 후, 전자 우편을위한 플랫폼으로 사용된다는 사실에도 불구하고 .

지금이 순간, 러시아 시장은 문서 관리 자동화 및 유사한 소프트웨어뿐만 아니라 서양을 제공하는 수단뿐만 아니라 국내 개발자들에 의해, 다른 시스템의 수십으로 가득합니다. 심지어 마이크로 소프트는, 위의 프로그램뿐만 아니라, 같은 콘텐츠 관리 서버 또는 SharePoint Portal Server는 심지어 유틸리티를 제공합니다.

기존의 모든 시스템 중에서 가장 강력한 Documentum의로 간주됩니다,하지만 주로 대기업이 자동화 프로세스를 사용합니다. 완전한 시스템의 기초 설정으로 자동화 된 소프트웨어 로터스 노츠 패키지의 비용으로 일부 기업의 워크 플로우, 그러나 "프로그래머를위한 디자이너"의 종류를 호출 많은 사람들이 매우 어렵습니다.

러시아와 서방 시스템의 차이점은 무엇입니까?

우리는 국내외 유틸리티의 주요 차이점에 대해 이야기하면, 그들은 능력을 확장에서 사용할 수 있습니다. 서양 개발자의 시스템은 거의 모든 운영 체제를 작동 할 수 있습니다 예를 들어, 종종 윈도우 것으로, 대부분 그 중 하나에 대해서만 개발 국내, 물론이었다. 서양 시스템은 어떤 DBMS를 사용하도록 구성됩니다. 러시아어 시스템 제약은 심각하게 크로스 플랫폼, 통합 솔루션을 구축의 가능성을 방해 할 수 있습니다.

기능과 관련하여, 가장 큰 차이점은 서쪽 dokumentoproizvodstva 자동화 및 워크 플로우의 여러 단일 브랜드로 발행 할 수있는 프로그램,하지만 다양한 목적에 대한 목표를 구현한다는 사실에있다. 예를 들어, Documentum의는 설계 및 엔지니어링 문서 관리를 지원하는 등 ERP 시스템과 완전 자동화 및 통합을 위해 사용되는 개별 제품의 수를 제공합니다 러시아에서 개발 한 소프트웨어의 주된 대부분은 특정 문제를 해결하기위한.

또한 주목할만한 주요 차이가 워크 플로우 자동화 시스템이 무엇인지에 대한 양 당사자의 접근 방식에 달려 있다는 것입니다. 서양 시스템은 국내 프로그램의 압도적 인 다수가 특정 기능을 자동화하면서, 완전한 자동화를 제공하고 후속 지원 조직 내 비즈니스 프로세스의 다양한 통해하기위한 것입니다.

약의 서부 시스템의 비용은 일반 전자 문서를 확인하는 데 필요한 구현, 하드웨어 및 소프트웨어의 비용을 계산하지, 각 작업에 대해 $ 1,000 $ 400의 범위. 종종 자기 소개는 워크 플로우 구현 다양한 프로모션 자동화를위한 프로그램의 가장으로, 라이센스의 절반 일반적인 비용을 비용,하지만 더 큰 크기 순서의 일부 상황에서 가격. 가장 어려운 중 하나는 같은 프로젝트의 구현에 항상 재정 문서의 자동화 프로젝트는 라이센스 비용보다 2 ~ 3 배 높은 비용.

국내 소프트웨어는 좌석 당 $ 200-600에 판매 및 계정에 추가 프로그램 및 각종 장비의 비용을 가지고 그 외에도한다. 결국, 비교 값의 계산은 웨스턴 시스템과 거의 동일하게 수행된다.

특징

자동화의 우선 방향과 케이스의 대다수, 예를 들어 문서의 조화에 관련된 처리, 초기 준비 및 예산 상기 구현 과정이다. 그러나 많은 팀은 현재 발신 및 수신 문서의 등록 절차, 즉, 사무 자동화 및 워크 플로우를 사용하고 있습니다.

전자 시스템 소개 따라서이 프로젝트의 고유 한 특징에 연연 할 필요가있다, 다른 자동화 시스템의 도입과 근본적으로 다르지 않다.

엔터프라이즈 급 스토리지의 창조

어떤 경우에서 소개 문서 자동화, 모든 문서를 저장할 기업의 특정 저장소에 제공합니다. 스토리지의 논리적 구조는 개발 및 보안 정책의 추가 구현뿐만 아니라, 문서 저장 계층은 최대 정밀도를 필요로하며, 프로젝트의 초기 단계에서 수행 할 수있다.

초기 단계는 하나의 기업의 저장소에 현재 저장 위치에서 모든 문서를 이동 할 수에서 그래서는 저장 기능이 설계의 시작 부분에 배포 할 수 있습니다 명심해야한다. 그 결과, 사용자는 마스터와 응용 프로그램을 동시에 시스템의 주요 기능의 어떤을 숙지하고 있습니다. 시스템은 문서, 새 문서의 모양 등의 변경에 대한 경고로 서비스 기능의 사용을 통해 할 수있다 구현하기 위해 직원의 적응을 가속화

따라서, 워크 플로우 개발과 운영을 개선하고자 현대의 기업에 필요합니다.