재정, 회계

전자 문서 관리 시스템 (EDMS) 그 같은 기능 및 권장 사항

몇 년 전까지에 대한 전자 문서 관리 시스템은 밝은 미래로 언급되었다. 오늘날, 그들은 널리 민간 및 공공 기업에서 사용된다. 그러나 가장 중요한 것은, 그 수요는 SED에서 성장하고있다. 무엇은 전자 문서 관리 시스템이며 어떻게 작동하는지, 현재의 러시아 시스템의 예를 고려한다.

전제 조건

더 EDS 프로그램, 당신은 기본 개념과 목표를 고려할 필요가 방법을 이해합니다. 하나의 시스템 또는 다른 사람의 선택을 결정하는 핵심 요소이다.

조직이 공식적인 제어로 작동 할 수있는 경우, 문서의 필요 없음. 비즈니스 프로세스의 출현으로 정렬 된 문서의 도움으로 제어 메커니즘이 필요하다. 당신이 적시에 거래에 관여하지 않는 경우, 그들은 구축하고 길을 잃기 시작합니다.

또한, 종이 캐리어, 특별한 구조의 저장 파일의 서버. 그러나 오랫동안 사용할 수 있습니다. 회사의 증가 볼륨으로 저장 및 동기화 정보에 대한 필요성이 증가했다.

딜레마가있다 : 오래 된 종이 또는 SED를 저장하는 데 사용할지 여부. 중요한 것은 전자 시스템을 통해 얻을 수 무엇입니까? 조직의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

경제 효과

비용을 줄이거 나 결과를 증가 : 운영 효율성 두 가지 방법으로 증가 될 수있다. 문서 DMS는 한 번에 두 가지 목표를 달성 할 수있다. 즉, 시스템의 도입은 적게 지출하지만, 더 많은 수익을 창출하는 조직을 수 있습니다.

비용 절감은 종이 비용, 오버 헤드 시간, 정보의 교환을 촉진, 기업 문화의 변화를 감소에 의해 수행된다.

EDS의 프로그램을 제공하는의 효과를 평가하기 위해, 당신은 종이 문서의 디자인에 대한 작업의 비용을 계산해야합니다. 예상 컨설팅 회사, 이러한 작업 시간의 20 %를 차지한다. 러시아 관료의 시스템은, 그보다 더 걸립니다 - 시간의 60 %. SED의 도입은 이러한 비용을 최소한 10 시간을 줄일 수 있습니다.

사무실 관리 및 문서 관리

이 두 용어는 연결되어 있습니다. 서류 - 문서 작업 규칙의 형식적인 세트를 참조하는 용어입니다. 일부 시스템은 사무실의 규칙에 따라 SED를 구성 할 수 있지만, 이미 서류를 형성하고있는 기초 이러한 시스템이있다.

문서는 EDS 스토리지 정보의 단위이다. 스캔 한 종이에서 - 무엇보다도 다른 시스템, 응용 프로그램, 전자 메일,하지만 제 : 워크 플로우는 다양한 소스에서 생성됩니다. 따라서, 스캐너 및 다른 장비는 SED의 일부입니다. 시스템 저장 모든 문서는, 자신의 역사 운동의 조직에 제공하고, 그들과 함께 비즈니스 프로세스를 수행한다.

이러한 기준의 판정 순서와 EDS의 순서이다. 그들을 통해 조직을 관리 할 수 있습니다. "도움말"와 함께 제공되는 모든 문서. 폼의 설정 필드는 문서의 유형에 따라 달라집니다. 시스템 정보는 카드의 각 필드에 대한 데이터베이스에 저장됩니다.

기능과 SED의 작업

문서 관리 프로그램은 이러한 문제를 해결하기 위해 설계되었습니다 :

체계화의 작품에 문서.
템플릿 등록 저장소로부터 문서의 생성;
회계의 자동화;
분류 문서.

우리가 밀접하게 SED 기능을 살펴 보자. 이 프로그램은 문서에 사용됩니다

카드를 만들 수 있습니다.
문서의 텍스트의 형성;
PDF 또는 MS 워드 포맷으로 데이터를 저장하는 단계;
사용자의 액세스 권한을 제어;
경로 생성;
교통 통제 문서;
미리 알림을 알림을 보낼;
로깅, 참고서, 분류기;
형성의 지시;
검색 및 문서의 서명;
발생보고합니다.

시스템 전체의 기능을 포함한다 :

원격 작업과 문서;
데이터를 저장하는 데이터베이스를 사용;
동시 작업과 EDS;
인증을 통해 보안, 바코드 및 개인.

장점과 단점

EDS로의 전환은 단점보다 장점이 있습니다. 그러나, 제대로 조직 된 프로젝트는 자동화의 모든 장점을 파괴 할 수있다. SED 구현 목표를 달성해야한다. 장점은 다음과 같습니다 :

정보의 중앙 집중 저장 구조;
문서의 생성 및 처리와 같은 방법;
템플릿을 사용하여;
검색;
감사 액세스 할 수 있습니다.

단점은 높은 초기 비용과 사용자 교육에 세심한 작업이다.

문서 처리 프로세스

EDMS 전자 문서는 문서가 특정 속성에 할당하는 과정에서 여러 단계를 통과한다. 처리는 모두 수동 및 자동으로 수행됩니다. 두 번째 경우 집합 물 :

단계 사이의 천이의 조건;
경로의 분리;
프로세싱 사이클;
이하, 타이머 처리 절차를 실행;
정의 된 사용자 역할.

치료의 종류 :

문서를 작성합니다.
편집.
이름 바꾸기.
이동.
저장.
인덱싱.
삭제.

비용에 대한 EDS

문서 관리는 완벽하게 모든 사용자의 라이센스 서버, 완전한 사용자 정의 및 교육을받지 않은 상태에서 작동 할 수 없습니다. 이러한 각각의 요소가 큰 현금 지출을 필요로한다. 또한, 우리는 다른 시스템 업데이트 데이터베이스와 소프트웨어, 기술 지원 및 비용을 지원하는 다른 컨설팅 서비스와 EDS의 통합에 대해 잊지한다.

구현의 SED

프로젝트의 구현은 몇 개월이 걸릴 수 있습니다. 이 과정은 다큐멘터리 프로세스의 양에와, 금융 기관 및 자원 기능의 따라 달라집니다. 구현은 이러한 알고리즘을 수행한다 :

작업 그룹, 헤드의 판정 생성;
목표와 목적의 정의;
기존의 문서 프로세스의 검사;
기술 사양의 개발;
EDS의 선택;
EDS가의 이행에 관한 협정 체결;
개발 및 업무 규정의 승인;
디렉토리의 초기 충전을 확인;
예비 시험 EDS;
직원 교육;
EDS의 시험의 구현;
분석 결과의 시험 운영;
오류 정정;
SED의 전체 구현입니다.

오류의 도입

특별한주의 종이 문서의 존재를 필요로하는 프로세스에 지불해야한다. 주요 실수 - 전자 종이 문서의 중복입니다. 이 일을 복잡하게하고 자동화에 부정적인 태도를 야기한다. 아무도 지불하지 않는 이중 작업의 구현하십시오. 우리는 중복없이 자동화 된 프로세스를 구축 할 필요가있다. 두 번째 실수 - 직원의 unpreparedness. 대부분의 경우, 새로운 프로세스는 적대감으로 인식하고 있습니다. 따라서, 우리는 나오지도 도입 이유를 직원들에게 설명해야한다, 그래서 그들은 의도적으로 교육 과정에 갔다.

기술 문서 저장

EDS가 전자 문서가 검색됩니다 기반하는 속성, 보고서 건설의 분류 및 그룹화가 포함되어 있습니다. 때로는 문서는 때때로 템플릿에서 생성 - 데이터베이스에서 데이터를 전송하여. 속성입니다 저장의 테이블. 파일 자체는 저장 폴더에있는 정보를 배치 - 데이터베이스 디렉토리에. 데이터에 대한 액세스는 사용자 만 EDMS 시스템을 얻을 수있다.

스트림 스캐닝은 무엇인가?

파일이 스캐너를 사용하여 달성 상기 샘플 뒤에 배치 프로세싱 문서를 흐른다. 스캔 과정에서 자동으로 문서와 데이터베이스의 등록에 바코드를 만들 수 있습니다 후 지정된 경로에 초점을 맞 춥니 다.

OCR

이 전자 문서 관리 시스템 DMS는 이미지 (JPEG)로 사진이나 텍스트 형식의 형식으로 문서의 전자 이미지로 변환합니다. 그것은 SED의 독립 실행 형 응용 프로그램 또는 통합 ESCOM.BPM 같은 특수 소프트웨어를 사용합니다. ESCOM.BPM은 무엇인가? 이것은 다른 글꼴에 입력 문서의 인식을위한 프로그램입니다. 독립적 인 응용 프로그램은 더 많은 기능을 가지고 심지어 손으로 쓴 텍스트를 인식 있다는 점에 유의해야한다.

바코드

이 기술은 문서에 설립 및 그래픽 바코드의 응용 프로그램에 대한 일련의 절차를 제공합니다. 고유 바코드 IS 생성을 통해 시스템 서버. 그는 문서, 유통 및 저장 사이트의 기초의 빠른 검색의 식별을 제공한다. 등록시 문서는 전자 카드의 식별자에 대응 한 바코드 라벨에 인쇄된다. 그는 문서의 종이 버전에 붙어있다.

EDS

디지털 서명은 문서 및 데이터 불변의 정확성을 확인할 수 있습니다. 에 서명 완료하여 암호화 소프트웨어 및 키 - 인증서. 후자는 라이센스 문제의 중심에 재생되는 특수 형식의 파일입니다. 정보의 안전은 스마트 카드 나 키 I-토큰에 인증서를 저장해야합니다 확인하십시오. 그들은 PIN 코드에 의해 보호됩니다. PIN이 잘못을 여러 번 입력하면, 다음 인증서는 자동으로 차단됩니다.

전체 텍스트 및 속성 검색

속성 검색이 카드의 필드의 여러 값의 특별한 양식을 사용하여 수행됩니다. 예를 들어, 기준 "상대방은"필드 "수신기"또는 "발신자"검색 데이터를 제공한다. 상기 시스템은 카드의 데이터로부터 입력 된 기준을 비교하고, 일치되었을 그 카드에 결과를 저장한다. 검색은 계정에 정확한 또는 부분 일치를 복용 수행한다.

전체 텍스트 검색은 MS SQL 서버, 오라클과 같은 내장 된 데이터베이스를 통해 단어 형태를 포함 문서의 데이터에 따라 수행된다. 전체 검색 파일은 문서 (문서), 표 (XLS)의 형식으로 데이터베이스에 입력해야한다를 들어, 프리젠 테이션,보고합니다.