보관 기록 관리 조직 : GOST, 지침, 문서, 규칙. 보관 기록 관리를위한 가이드 라인

보관 기록 관리 규칙은 논문과 회사의 현재 활동에 참여하지 않은 재료와 함께 작동하도록 핵심 요구 사항을 포함하고있다. 이들은 본 따라 제형 규제, 규제 범위 처리, 편집과 정보의 저장. 보관 기록 관리를위한 세트 표준의 프레임 워크에서 사용되는 주요 용어. 기술과 첨단 정보 기술의 사용 계정 진보로 초안을 작성합니다. 보관 기록 관리의 기초를 더욱 좋습니다.

부각

지침 보관 기록 관리를위한 정부 기관에 적용됩니다. 그들은 또한 작업의 특정 유형에 종사하는 기업을 위해 필요합니다. 특히, 규정 설명, 등록, 보존 및 러시아 연방의 보관 펀드의 문서의 사용 부분에 적용, 상태 속성이라고도합니다.

계획 및보고에 명시된 규정이 적용 영화, 음반, 비디오, 사진,지도, 과학 기술, 원격 측정 정보와 협력 기업의 세분.

듀티 및 (1994 및 1998에서) (1993) 부문 법의 기초를 제공하는 RF AF의 문서의 임시 저장을위한 보관소에 조직의 위치를 형성 할 수있는 권리. 규제 프레임 워크는 지역의 중요성의 법적 행위를 형성한다. 규칙이 문서에 적용되지 않습니다 고려, 연방 법률에 의해 규제되는 작품 5485-1을 № 대통령령이 1995년 11월 30일에서 1203 №의

완성

이 기업 단위의 다큐멘터리 기반의 체계적인 보충이다. 따기 결정하는 단계를 포함한다 :

1. 소스.
2. 물질의 구성 수신한다.

이 활동의 일환으로 또한 아카이브 문서의 직접 전송을 수행한다. 소스과 같습니다 :

1. 기업 단위.
2. 실제 사람.
3. 하위 구조.

물질의 조성물

보관 기록에 대한 관리 명령은 인수가 일시적으로 (10 년 이상)의 경우와 영구 저장을 실행 설정합니다. 또한 직원에 대한 정보를 요약 한 것입니다. 10 년 미만의 유효 기간은 원칙적으로 아카이브가 전송되지 않습니다 케이스. 그들은 기업의 관련 부분에 포함되어 있습니다. 이러한 것들의 수명의 끝에 파괴한다. 개별 문자의 세부 사항은 소유자의 요청에 따라 전송된다. 그 후, 그들은 영구적 인 내용의 국가 기록 보관소로 전송됩니다. 전송은 또한 기업이 전구체 물질 및 청산 하위 구조이어야한다.

보관 기록 관리 및 명칭

기업 정보 물질과의 작업을 수행하는 공인 직원, 케이스의 체계적인 목록을 확인하십시오. 그는 노멘클라투라를했다. 의 형성을 나타냅니다 의 수명 자료를. 보관 기록을 위해 관리 매뉴얼은 모니터 및 명칭의 초안 작성에 서비스 제공을 촉진 할 수있는 권한이 부문을 규정하고있다. 체계적인 목록은 영구 및 임시 (최대 10 년)의 저장 정보 자료의 재고 자산의 형성을위한 기초 역할을합니다. 명칭은 주요 회계 문서입니다. 그것은 10 년 미만의 기간을 포함하여 임시 저장의 경우, 등록에 사용됩니다. 수행 카드 파일 역할을 개발할 때 확립 된 명칭 조직화 방식을 사용할 수있다.

분류

관리는 명칭의 세 가지 유형에 수행 보관 기록을 유지 :

1. 일반적인.
2. 실시.
3. 개인 (특정 회사).

제 유사한 제도에서 발생하는 물질의 조성물을 결정한다. 표준 명칭은 규제 문서로 간주됩니다. 대략 체계화 인덱스를 나타내는 그 작용에 의해 덮여 기업 정보 재료의 대략적인 구성을 결정한다. 그것은 권고 적 성격을 가지고있다. 체계화 이러한 유형의 개별 영역의 형성에 사용되는 변경없이로 옮겼다.

준비 특징

보관 엔터프라이즈 레코드 관리를위한 문서 구조 단위의 명명법에 따라 소정 형태로 체계화. 후자는 동의하고 지도자가 서명해야한다.

기업의 명칭은 일반적인 형태로 제조된다. 이는 서비스 제공의 머리 또는 공인 직원이 서명 한 아카이브의 머리 또는 담당자에 의해 이니셜된다. 명칭은 전문가위원회의 승인 후 회사의 이사의 승인을 받아야합니다. 이 절차를 수행 한 후 기업의 구조 부문의 머리는 관련 섹션의 추출물을 제공했다.

현재 기간의 마지막 분기에 형성 내년의 명칭. 조화 5 년에 최소 1 시간을 실시한다. 당신은 구조와 기업의 기능, 새로운 명칭을 변경하는 경우.

업무를 컴파일하는 절차

그룹이라고 형성은 명명법에 따라 수행 역할을합니다. 보관 기록 관리 조직은 폴더의 이름에 따라 정보의 체계화가 포함되어 있습니다. 중복 사본 및 초안의 그룹화를 허용하지 않습니다. 예외는 높은 가치의 차량입니다. 종이 폴더에 저장하지 않아야 반환합니다.

유지 보관 기록 유지는 중앙 처리 자료 서비스 정보 제공에서 수행하고, 분산에있다 - 모두 구조 단위 및 위 부문. 그룹화는 저장 매체의 안전에 대한 책임이있는 사람의 직접 감독하에 수행한다. 필요한 경우, 국가 기록 보관소의 참여 직원 수 있습니다.

주요 요구 사항

보관 기록 관리 규정의 요구 사항에 따라 수행된다. 와 폴더 형성에서 정보 통신 사업자를 다음과 같은 요구 사항을 충족해야합니다 :

1. 임시 및 영구 저장을위한 재료는 별도로 그룹화됩니다.
2. 폴더가 하나 개의 사본의 용지를 각각 포함되어 있습니다.
3. 폴더는 한 연도에 존재하는 물질이어야한다. 이 규정하지만 예외가 있습니다. 이들은 다음을 포함한다 :

• 관련 직원의 전체 기간에 걸쳐 형성되어 개인 파일;
• 재료와 소집 기간에 조직화 그들과 함께 선출 된 상임위원회, 대리 그룹의 구조;
• 종이 교육 기관, 실행 및 학년도 그룹화;
• 계절의 활동 특성 연극 재료;
• 그래서 역사합니다.

폴더가없는 이상 4 이상 cm의 두께 미만 250 매해야합니다.

행정 행위의 그룹화

보관 기록 관리 정보 캐리어의 다른 유형의 체계화가 필요합니다. 속성과 행정 행위를 포함하여이. 그들은 응용 프로그램의 종류와 연대기에 따라 그룹화됩니다 :

1. 규제 행위에 의해 승인 법령의 규정은, 부록 역할을합니다. 그들은 함께 그룹화됩니다. 규정, 규정, 법령 별도의 행위로 승인 된 경우, 각각의 경우에이를 체계화.
2. 주문 및 구현에 대한 높은 구조의 결정은 기업의 영역으로 분류됩니다.
3. 주문은 보유 기간에 따라 체계화, 인사에 관한. 별도로 정보 자료 편법이 회사의 다른 측면에 작용, 그룹의 큰 볼륨으로.
4. 활동의 핵심 영역에서의 주문은 직원의 행위는 별도로 체계화된다. 예를 들어, 보관 기록 관리의 순서는 동일한 폴더에 포함되어 있으며 담당 부서의 머리의 약속 - 다른.
5. 승인 제한, 보고서, 견적, 항목 별 목록, 등등 계획. 그 프로젝트에서 별도로 그룹화.
6. 개인 파일 문서의 위치는 접수 순서대로 수행됩니다.
7. 별도의 폴더에 체계화 얼굴 직원 임금 지폐입니다. 그들은 알파벳 순서로 정렬됩니다.
8. 불만, 제안, 회사의 활동에 관한 시민들의 불만, 심의 및 구현의 기록은 개인적인 문제에 대한 개인의 불만과는 별도로 그룹화됩니다.
9. 대응의 계통은 보통 연대순으로 일정 기간에 실시한다. 이 경우, 답변은 질문 후 배치됩니다. 작년에 시작된 특정 주제에 대응 갱신의 경우, 문서는 현재 기간의 폴더에 포함되어 있습니다. 이 경우 전년도의 인덱스를 나타냅니다.

보관 허용 정보 캐리어를 만들기

보관 기록 관리는 종이 문서 작업, 구조 단위에 대한 요구 사항을 제공합니다. 만들기 항공사는 부분 또는 완전 할 수 있습니다. 그것은 저장 기간에 따라 달라집니다. 전체 등록 임시 문서 (10 년 이상), 영구적 인 내용뿐만 아니라 직원의 행위에 대하여 실시한다. 그것은 포함한다 :

1. 하드 커버 / 바인더 폴더.
2. 시트의 번호.
3. 페이지-증인을 그리기.
4. 내부 재고의 형성 필요한 경우.
5. 의 세부 사항에 대한 조정 만들기 커버 시트를. 그들은 기업의 등등 폴더의 등록 번호, 극단적 인 날짜와 이름을 터치 할 수 있습니다.

부분적으로 그려 10 년 미만의 기간을 포함하여 임시 저장, 재료. 그래서, 보증 라벨의하지 말고, 폴더,없는 번호 목록에 증권의 체계화를 수행 할 수 없습니다.

뉘앙스

보관 기록 관리 - 전문가가 안전 정보 사업자뿐만 아니라 필요가 발생한다 그들과 함께 일할 수있는 기회뿐만 아니라 제공하는 활동. 이를 위해 행위는 종이 커버에 네 개의 구멍 제출 한 폴더를 구성. 그들은 또한 모든 서류에 비자의 텍스트, 해상도, 날짜 읽기의 가능성을 고려하고 결합 할 수 있습니다.

모든 금속 패스너의 그룹화에 대비하여 제거된다. 영구 저장 및 특히 유용 또는 포맷되지 않은 행위로 구성된위한 재료는 문자열 세 밸브 게이트 폴더 또는 특수 상자에 포함되어 있습니다.

때 미 청구 개인적인 성격의 문서 (작업 책 등 카드, 군사 카드)에 존재. 그들은 별도의 봉투에 넣어 및 재료의 나머지를 제기했다. 폴더의 마지막에 존재하는 빈 시트 증인해야합니다. 폴더의 시작 부분에서 내부 재고에 대한 양식을 봉합. 안전 및 아라비아 숫자로 번호 각 용지의 배열 순서를 보장한다. 이 규칙은 페이지에 적용, 재고에 대한 증거 양식을하지 않습니다. 번호는 오른쪽 상단에 연필로 배치됩니다.

시트-증인

그것은 순서에 따라 이루어진다. 그것은 단어와 숫자를 포함 :

1. 번호와 시트의 수.
2. 내부 재고의 페이지 수.

시트 - 증인도 특이 번호 규정하고있다. 특히, 등등 붙어 사진, 대형 페이지와 함께 인덱스, 누락 된 코드, 페이지 번호가 글자 여부를 결정합니다. 그들은 주요 번호에 표시되지 않은 경우 또한, 시트, 폴더에 인쇄 브로셔의 존재를 나타냅니다. 시트 - 증인은 컴파일러 있던 경우에도 마찬가지입니다. 폴더의 상태와 구성의 후속 변경 사항은 관련 행위를 참조하여 그 안에 표시해야합니다. 이 폴더 또는에서 문서의 마지막 페이지의 순 매출액의 제목 페이지에 시트 증인을 할 수 없습니다.

내부 재고

그것은 저장 및 회계 정보 자료 시간 (10 년 이상) 및 지속적인 콘텐츠를 형성한다. 문서의 종류에 의해 만들어진 기업을위한 컴파일로 내부 재고는 제목이있는 내용은 공개되지 않았다. 이 양식은 폴더 인덱스, 제목, 날짜, 페이지 번호에서 공격의 일련 번호에 대한 데이터를 제시해야한다.

내부 재고에 대한 요약 기록을 첨부. 그것은 수치와 단어에 포함 된 문서의 수뿐만 아니라, 그것을 형성하는 시트의 수를 말했다. 내부 인벤토리 작성자을 승인한다. 폴더 형식이없이 결합 또는 스테이플되면, 컴파일 된리스트는 전면 커버의 내측에 부착된다.

물질의 구성의 변화는 폴더 "참고 사항"에 반영되어야한다. 구체적으로는 폴더에 추가 된 문서를 포함하는 제거 인쇄본의 교체를 말한다. 동시에 관련 행위에 대한 참조를 내려 놓았다. 필요한 경우, 내부의 재고를 요약 시트에 새 항목뿐만 아니라 폴더를 목격의 비문에 의해 형성 될 수있다.