조직의 보관 계약 : 규제 프레임 워크, 타이밍

특정 문제와 관련된 저장 계약. 특히, 어떤 경우에는 매우 어려운되는 특정 기기에 의한 유형, 방법 조건, 방법 등 파괴하고 무엇에서 그것을 저장하기 위해 확인합니다. 이러한 모든 요소는 두 법의 지배,하지만 때문에 하나 다른 상황에서 같은 계약이 다른 저장 기간이 필요할 수 있다는 사실을 종종 문제 모호성의 모든 종류를 가지고 있고,있다. 이 까다로운 일이 될 수 있지만,이 모든 것이 필요하다 이해합니다. 같은 아카이브에 저장 계약 등의 분야에서 비 법적 요구 사항의 경우, 기록 관리 만 가능 처벌 또는 벌금의 측면에서 효과뿐만 아니라, 위험하지 않을 수 있음을 이해하여야한다.

왜 계속?

계약은 항상 또한 이후에 그들의 행동시뿐만 아니라 사용할 수 있지만된다. 당신은 그 문서에 반영되는 몇 가지 정보, 등등 관리를 요구하고, 몇 가지 데이터를해야 할 수도 있습니다. 일반적으로 잘못된 믿음 중 하나 상대방이 의무를 이행하기 위해 적합한 있다는 사실에 구성되어 대부분의 분쟁은 법정 밖으로 공식적으로 법원에서와 조약을 이용하여 해결할 수 있습니다. 또한 국가 감독 기관에 의해 구현 될 것입니다 특정 기간의 감사를 수행의 가능성을 고려해야한다. 또한 특정 기간에 대한 문서를 요청할 수 있으며, 조직의 저장 계약, 그들의 파괴의 용어 및 기타 유사한 기능을 잘못 수행하는 경우, 매우 심각한 벌금을받을 수 있습니다. 당연히, 우선 지도부를 비난하는 것입니다 만, 상황이 안정화 된 후, 최고 반드시 그가 갑자기 문제가 있었다, 비난하는 사람 기억하십시오. 즉, 계약과 다른 문서는 엄격하게 규정 시간을 유지해야한다. 많은 기업은 일반적으로 실수를하는 것보다, 가능한 문제를 방지하고 결과를 긁어하기 위해 파괴 아무 것도 정기적으로 아카이브를 확장하는 것을 선호하지 않으며,.

법률 제정

에서 보관 계약 조직 법칙은 당신이 계정에 올바르게 이런 저런 문서를 추정하는 것이 불가능하다는 사실을 고려하지 않는 경우, 매우 명확하게 설명합니다. 일반적으로, 별도의 법률로 직접 계약, 그들은 등등 단체, 정부 기관, 지방 자치 단체 및 기능의 과정에서 형성되는 표준 보관 문서 (또는 보관 문서의 관리)의 일반적인 목록에 지정되어 있지 않습니다. 두 옵션 모두 관리와 러시아 연방의 문화와 매스 커뮤니케이션의 교육부에 의해 승인 된 일반 문서로 모두 나열합니다. 행정 문서에 관한 종류, 올해의 2010년 8월 25일에서 숫자 558이 있고, 두 번째 유형 - 2007년 7월 31일 년에서 1182 №. 이 문서를 공부하는 것은 추천하지만, 정확히 특정 기관에서 사용하고있는 그 논문, 책임의 특정 영역에 관련된 스스로 학습 과정을 분리하는 것이 최선이다. 너무 많은 정보의 목록은 모든 것을 기억하지만, 당신이 적용하고 저장 얼마나 많은 가능성, 저장 계약이 훨씬 간단하고 쉬울 것입니다 무엇을 어떤 문서를 결정합니다. 대부분의 경우, 모든 사용되는 용지는 그렇게 어렵지 않다 자세히 공부하고, 3 ~ 4 점으로 덮여.

다른 유형

그것은 그들의 보호를 위해 분리 계약의 두 가지 주요 시스템을 사용합니다. 그래서, 가장 일반적인 시스템이 결합하는 것입니다 수명. 단기, 장기 및 영구 저장을 할당합니다. 첫 번째 옵션은 최대 10 년 동안 계약을 포함한다. 두 번째 - 십년보다. 문서가 전혀 될 수없는 파괴하는 경우 영구 가장 자주에만 사용됩니다. 이 시스템은 매우 편리하지 않습니다. 용어가 이런 방식으로 정의 된 아카이브에 보관 계약은 종종 혼란을 초래 실제로 이상의 오류가 기록 관리 프로세스를 넣어하는 데 도움이됩니다. 일반적인 시스템은 계약의 형식에 바인딩 때문입니다. 프로필, 가정용 및 노동 : 대부분의 기업들은 세 가지 주요 품종에 온다. 대부분의 경우 첫 번째와 두 번째는 유사하며, 그들은 보통 5 년 동안 보관됩니다. 이 프로파일에 따라 모든 계약 직접 조직의 활동의 주요 분야에 관련된 모든 문서를 의미하는 것이 이해된다. 셋째, 고용 계약의 유형은, 많은 경우에, 또한 만 5 세 저장되지만, 특정 상황에서,이 기간이 크게 증가 할 수 있습니다. 어떤 계정이없는 경우 예를 들어, 이러한 계약은 매우 편리하지 않습니다만큼 75 년 동안 저장되어야 할 것이다. 당신이 특히 문제로 이동하지 않을 경우 사실, 그것은 임의의 수 오년의 수명을 제한하고 문제에 대해 잊을 수 있습니다. 그러나 이러한 상황에서 가능성이 유사한 형식의 저장 계약을 의무적으로해야하는 기간을 증가시킬 수있는 요인의 일부를 그리워하고 당신이 어떤 제정신 사람을 피하려고 있는지 잘 또는 기타 문제,을 할 수있을 때입니다합니다.

아카이브로 이동

아카이브의 예금 계약, 이미 만료의 조건의 전송을위한 절차는 회사에 따라 다를 수 있습니다. 어떤 경우에는, 직원은 단순히 서로 문서를 바인딩 및 아카이브 간주 어두운 구석에 배치. 그러나 전체 프로세스가 명확하게 표준 문서에 설명 할 수있는 다른 기업에서, 파일에 대한 책임이있는 개인 또는 제출 심지어 특별한 명칭 규칙을 발표 할 예정 로그 등등합니다. 두 옵션은 여러 가지 요인에 따라 편안하게 할 수 있습니다. 예를 들어, 첫 번째 옵션은 완만 한 매출과 적합한 작은 회사입니다. 당신은 항상 쉽게 같은 어두운 구석에서 모두 찾을 수있는, 그리 많은 문서가 될 것입니다. 그러나 두 번째는 상황이 직원의 많은 수를 차지하고 기업에 적합 심각한이고, 단순히 어떻게 든 문서에서 익사하지 않았다해야합니다. 소유권의 모든 형태의 조직에서 다른 스토리지 계약이다 일반적인 규칙은, 아카이브에 전송 시간입니다. 원칙적으로, 직원에 관계없이 실제로 시간 단계에서 실행했을 때의, 일정 기간까지 서류를 보낼 필요합니다. 그리고 일반적으로 같은 보관은 연초에 발생합니다. 월에 종료 된 계약이 아직 창고에 넣어 내년까지 기다려야 할 것이다 경우에도 즉,.

파괴

위에서 언급 한 바와 같이, 당신은 계약을 파괴 할 수 있기 때문입니다. 첫째로 당신은 정말 적절한시기임을 확인해야합니다. 그런 다음에야 우리는이 문서를 파괴 할 수 있습니다. 그러나 이러한 작업은 종종 직원의 대부분이 제재의 지도력 전적으로 그들을 선호하는 이유입니다, 그 결과 위험 할 수 있습니다. 그것은 다음과 같습니다 직원이 이미 기간 또는 마지막에 나오는 모든 문서의 샘플을 수집했다. 이 샘플링 절차는 오랜 시간이 걸렸하지 않도록 공장에서 보관 계약이 구축되어야 바람직하다. 그런 다음, 얻어진 목록을 만들어 관리 보고서를 기반으로 문서가 서명 제출하고, 모든이 작업을 수행하는 경우에만 다음, 직접 계약 및 기타 유사한 유가 증권의 파괴의 과정을 시작한다. 일부 기업도 재활용에 등을주고, 그것을 조금을 관리 할 특히 이후하지 최적의 솔루션 - 정기적으로 아카이브에 보관 계약.

예시적인 기록 및 저장 시스템

더 나은 비교적 간단한 예를 들어 워크 플로우 조직 문서 저장이 발생할 수있는 모든 기능과 활동의 요점을 이해합니다. 그래서, 교직원, 계약자 또는 기타 유사한 증권과 계약의 저장을 담당하는 회계 직원에서 보통 사람이있다. 그것은 그들이 행위까지있는 별도의 폴더가 있습니다. 계약이 종료되는 즉시, 그것은 다른 폴더로 이동한다. 저장 기간을 나타내는,이 문서가 순서대로 나열되어 전자 형태의 특수 레지스터를 가지고하는 것이 편리 할 것입니다. 하지만 먼저,이 기간이 정의되어야한다. 그것은 더 나은 자신의 본질을 이해하기 위해, 어떤 식 으로든에서 계약과 관련된 모든 부서에 대한 폴더를 실행하는 것이 가장 좋습니다. 경험을 바탕으로 그러한 조치의 필요성이 사라집니다. 그런 다음, 때 정확히 콘크리트 장기 저장을 스탬프 문서의 각을 무엇을 나타내는 지 웁니다. 어떤 경우에는이 계약과 마감 날짜를 지정하는 것이 편리 할 것, 용지가 파괴 될 때 그녀의 오년 (또는 그 이상)을 정확히 찾아 낼 priplyusovyvaya. 사실, 심지어 문제의 절차의 조직의 시작 부분에 매우 어려운 아니었지만, 장기간 사용 후 여전히 점점 더 간소화 될 것입니다. 생명의 파괴는 이미 승인되어있는 조직에 저장 계약, 표준화 될 때, 전체 프로세스는 분에 갈 것입니다. 그리고 특정 문서를 파괴 할 수있는 한 해왔다. 그들은 폴더에서 제거, 재확인 함께 감독관에 제출 된이 논문의 목록과 함께 가능한 오류를합니다. 목록에 지정된대로 문제가있는 경우에 유죄의 머리를 남아로 그는, 다시, 다시 한 번, 모두 여부를 확인해야합니다. 모든 것이 올바른 경우, 머리를 파괴 할 수있는 권한을 서명하고 모든 사람들이 자신의 정보로 오는 곳이다. 사람은 눈물과 발생합니다. 다른 사람들은 분쇄기를 사용합니다. 기타 등등 점화하고, 휴지통에 앉아있다.

경우 보유 기간이 시작

그것과 함께 많은 실수를 제기하기 때문에 이것은 매우 중요한 질문이다. 새해가 시작되지하는 특정 문서가 더 이상 유효 할 때 저장이 경우 벨라루스이나 러시아의 기업에서 계약, 정확히 같은, 그리고 순간에 시작된다. 예를 들어 7 월 15, 2010이 5 년 동안 보유 할 필요가 끝난 계약이 있지만 2015년 7월 15일 파괴, 초 2016에서 수 없습니다. 즉, 보고서는 2011년 1월 1일 갔다, 그리고 전년도의 일곱 번째 달. 일반적으로, 오류의 가능성을 최소화하기 위해, 용어 일년 이전에 정의에 추가됩니다. 이 경과 한 후에 만 그리고, 파괴 프로세스가 시작됩니다.

저장 기능

일반적으로, 모양과 아카이브를 작동하는 방법에 대한 구체적인 권장 사항이 있습니다. 이상적으로, 부채 계약의 저장, 계약자, 노동 계약 및 이와 유사한 문서에 대한 지불은 환기하고 건조한 장소에 있어야합니다. 또한,이 논문은 (개방 또는 폐쇄) 선반에 배치됩니다. 그들은 "영업 비밀"로 표시 엄격한보고 양식 또는 문서에 속하는 경우, 현재의 특수 금고해야한다. 이 가장 수익성이 기업 관찰 할 수있는 권장 사항이기 때문에 원칙적으로, 아무도,이 점을 확인하지 않습니다. 결론은 매우 간단하다 : 스토리지 시스템 자체에 대한 처벌하지 않는 경우가 종종 처벌하는 데 필요한 증권의 부족입니다. 이 홍수, 또는 문서를 다른 유사한 방법으로 파괴 될 경우, 이에 대한 책임은 특정 회사입니다.

책임 및 공연

저장 계약을 체결하는 모든 차 및 차 책임은 조직의 머리한다. 그것은 누가 문제의 존재하는 상태에 대한 책임을 질 것입니다 및 모든 가능한 문제로 고통을 그는이었다. 또한, 그 후에 다음,이 수석 회계사, 변호사 및 문서의 보존을 담당하는 직원은 보통입니다. 그러나 일반적으로, 이러한 모든 사람은 이미 처벌 그들에 의해 저지른 오류의 정도에 머리를해야한다. 사실, 계약 모니터링 시스템에 대한 상대적으로 작은 기업의 대부분은 회계 부서로 자리 잡고 있습니다. 그리고 또는이 부서의 수석 회계사에 자신을 임명, 또는 담당 일반 투표로, 특정 사람입니다. 어떤 경우에는, 그 사람은 일의 추가 볼륨을 보상하지만, 더 자주, 마지막 점은 단순히 자금 또는 기타 유사한 요소의 부족을 강조, 무시 임금의 작은 증가를 받는다. 더 드문 경우에, 일반적으로 문서의 보관에 대한 책임, 특히 계약에 변호사 역할을합니다. 이 사람은 계약에 대한 책임이 될 수 있으며, 자신이 사용하는 논문의 나머지 부분은 피상적으로 알고 있기 때문에 그러나 그것은 매우 편리하지 않습니다. 이 문제에 종사하는 한 사람이있을 때 더 편리합니다. 그것은 가장 정확하고 이런 사소한 불쾌한 버그가 다른 직원을 할 수 커밋하지 않습니다.

결과

조직의 보관 계약은 법률의 모든 규정 준수에 기초하여 실행된다. 이 기업의 모든 문제에 걸릴 수있는 전제 조건이다. 이 경우, 작은 뉘앙스 내부 규정 레지스트리와 관련 문서는 회사로부터 기업에 따라 다를 수있다. 주요 책임자가 보스로 간주됩니다, 그러나 그는 다른 사람이 순간을 위탁 할 수 있습니다. 이 관리 작업을 용이하게하지만, 가능한 오류에 대한 책임의 깊이에서 제거되지 않습니다. 즉, 보관 문서 작업을 신뢰할 수있는 직원이다, 등의 책임을 져야하고 일반적으로 지불하는 추가 자금과의 보상없이 부하 증가에 따라 발생으로 명확하게, 오히려 언어 적 감사보다, 진짜 돈에 대한 대가로 자신의 임무를 이해합니다.